「スタッフの自己紹介をホームページに載せたいがプライバシーなどで問題にならないか」
「採用ページに先輩からのメッセージとして顔写真を載せたいが、もし退職してしまったらどうしたらよいか」
皆さま、こんにちは。
この記事は、【スタッフの写真活用】をこれから考えておられる皆さまへ向けて書いています。
ホームページ作成時に、どんな写真を載せようかと検討していると、制作会社やカメラマンから「人物が載っていたほうが雰囲気がわかる」「スタッフの顔が見えると安心する」といった理由からスタッフの写真撮影が提案されることもあります。ただ、経営者でない1スタッフの写真や名前を載せることに問題はないのか、もし問題があるとしたら何をクリアしなければならないのか、考えてから撮影→掲載する必要があります。
最近では事前に承諾いただいていた取材をでも念の為同意書を取ります。「このような媒体（メディア）に掲載される可能性があります、同意いただけますか？」といった内容です。
いちばん多い問題は撮影し終わってから「やっぱり掲載しないで欲しい」という申し出が本人から出ることです。カメラマンを雇って撮影費を捻出し、デザインした後で「やっぱりNG」という声が出ることもあります。それは心変わりしたということではなく、本人はOKで撮影したものの、家族からNGが出たり、友人から忠告を受けてNGにしたり。理由はさまざまですが、一定の割合でどうしても出てきてしまいます。それを避けるための同意書です。
それ以外にも配慮しておいたほうがよいことがありますので、6つピックアップします。撮影前のご参考にしていただければ幸いです。
スタッフ撮影で気をつけること①同意書を取る
基本中の基本は「同意書を取る」ことです。
承諾があれば撮影して掲載することができるので、どこにどういう形で使うかを明記した文書を作成し、サインをもらっておきます。
【肖像権同意書】などで検索するとフォーマットが見つかりますので、それを元に編集し、撮影させていただくスタッフさんにサインをお願いします。未成年の場合は（スタッフとして未成年の写真を載せることはないかと思いますが）、保護者の同意も必要です。
スタッフ撮影で気をつけること②退職を想定して計画を立てる
同意書がイキているのは基本的な観点から考えると在職中のみなので、退職された場合は直後でなくてもよいですがある程度の期間内には写真を削除する必要があります。
- 利用期間を明記する
- 退職後の利用に承諾する
同意書や承諾書を作るときに、退職も想定した書類にし、説明を事前にして口頭でも納得していただくことで写真は使用出来るということになります。ただ基本的にはやはり在職していないスタッフ写真が長期間掲載されるのはおかしいと判断されますので、他のスタッフの写真に差し替える、スタッフ紹介から削除するなどの配慮が必要でしょう。
もしスタッフの入れ替わりが早いのであれば、顔を大きく写さない、スタッフ紹介ページを作らないといったホームページプランニングも必要かもしれません。
スタッフ撮影で気をつけること③撮影時は名札を外す
近年はAIも発達し、画像上の文字はすべて読み込むことができます。顔認識機能もあるので、「この人の画像をネット上から探す」といったことも現実的になってきています。
特に文字は検索が容易になってきていますので、制服に付けた名札がはっきり写っていると検索エンジンから見つかります。プライバシーの観点から、顔写真と名前が合致した状態で検索が出来るのはあまりよくないと言えますので、名札は取り外して撮影すると安心です。
↑このような雰囲気で、名札の中身を替えたり、印字されていないものに差し替えたりすれば通常業務の様子とそれほど変わらない写真撮影できます。
スタッフ撮影で気をつけること④顔が写らない構図も撮る
全員の顔がバッチリ写った集合写真など、一人NGが出てしまうとそのカットが全部使えなくなります。リスク分散ということで、別の構図も撮っておくと安心です。
○顔が写らない背中からのショット
○顔をカメラに向けていないポーズ
カメラマンさんにご提案いただくのもよいと思いますが、雰囲気を損なわず、顔ははっきり写らないという写真も撮影しておくと「せっかく撮った写真が全部使えない」ということは避けられると思います。
スタッフ撮影で気をつけること⑤経営者やその家族・親戚を積極的に撮る
“身内”というと抵抗感がある経営者の方もいらっしゃると思うのですが、やはり協力していただきたいのは経営者、会社役員本人さまとそのご家族、親戚の方々です。一般的にスタッフさんより経営者、会社役員の方は長く会社に在籍されると思いますので、写真が使える期間が長くなります。
スタッフ撮影で気をつけること⑥拒否する選択肢も残す
ここまでに記載してきたように、スタッフだから自由に撮影できるというわけではなく、同意をいただいてから撮影するということになります。そのため、まずは撮影内容を説明し、合意していただく必要があります。
「こういう目的で写真を撮影し、このページに載せるけれど大丈夫ですか」と事前に確認し、そのときには顔出しが嫌だという方のための選択肢も用意していただくとより良いと思います。
インターネットで検索して見ると、「会社のホームページに載せる写真を強要された、拒否する選択肢がなかった」と相談している人を見かけます。また、退職してからも写真を残されているといった意見も散見されます。
- 無理強いしない
- 退職したら基本的に削除する
- 名前と顔が1枚の画像になる載せ方はしない
など、納得していただける材料を用意し、「できれば撮らせてもらいたいが、NGなら仕方がない」という方向性で依頼するとトラブルが少ないかと思います。
まとめ
社員さん、スタッフさんがイキイキとお仕事をされている写真がドンと大きく載せられれば、会社の活気も雰囲気も伝えられるので最適であることは間違いありません。
ホームページ制作のデザイナーさんやカメラマンさんから「スタッフさんの写真は撮れませんか？」と質問されることも多いと思います。
けれど、個人のプライバシーを守ることも大切ですので、それ以外に選択肢や方法はないか？と一度考えるのもよいかと思います。例えばモデルさんを使う、経営者の家族や親戚にお願いする、顔がはっきりわからない構図にするなどの形があります。
スタッフさんの安全のためでもありますので、ぜひ写真と撮る前に、一度ご検討いただければと思います。
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