「前任者しかわからないIDやパスワードがあって、更新ができなくなってしまった」
「引き継ぎがなくサーバーやドメインの更新ができなかったためホームページが消えてしまった」
皆さま、こんにちは。
自社ホームページやネットショップに関するお悩みで、よく耳にするのが「担当者がいなくなって更新できなくなってしまった、ホームページが消えてしまった」という内容です。
中小企業ではシステム管理の部署がなく、「パソコンに詳しい人」がホームページ管理の担当になることが多いのが実情です。その「パソコンに詳しい人」が業務を引き受けてくださっている間はうまく回るのですが、退職や異動にともなってホームページ管理から離れてしまったときに、これまでどうやって管理していたのか全くわからず、社内での更新はもちろんホームページ制作会社に修正依頼をかけることもできなくなってしまった…という重大な事態となります。
それを予防するのが、引き継ぎ書類の作成です。
これまで引き継ぎ書類を作ってこなかった企業様は、ぜひこの記事を参考にして、今のホームページ担当者に書類を整えてもらってください。また、ご自身が担当者となる場合は、退職・異動前につくっていただければ現場も混乱せずに回るだろうと思います。
今回の記事では、つくっておくべき引継書の内容を具体的にご紹介していきます。
ホームページ管理の引き継ぎ時の混乱を避ける一助となれば幸いです。
引継書の作り方①：ホームページに関わる業務タスクを時系列で整理
ホームページの管理業務は企業、事業によって内容がかなり変わるため、まずは業務として何をすべきなのか、ホームページ管理者のミッションを引き継ぎます。
更新のために何をしているのか、ホームページのメンテナンス（バックアップ等）を行っているなら度のタイミングで実施しているのか、ドメインやサーバーの費用を支払うタイミングなど。1ヶ月、1年の時系列で振り返ってスケジュールとして書いておくと、業務の抜けがなく引き継げます。
◯今後の引き継ぎのために
Googleカレンダーなどインターネット上の無料カレンダーサービスに業務専用のアカウントをつくり、日常的に使っておくと引き継ぎ時も便利です。「メンテナンスを忘れてしまう」「前任者が何をいつやっていたのか見えない」などの引き継ぎミスもなくなりますのでオススメです。
引継書の作り方②：ドメイン管理情報
【ドメイン＝独自ドメイン】を取得している場合は、以下のような情報を探して引継書に明記します。
■ドメインとは
「xxxx.co.jp」「xxxx.com」
https:// や http:// のあとに続く文字列がドメインです。
＜ドメイン管理のための情報＞
- ドメイン取得会社の名前、URL
- ID
- パスワード
- ドメイン料金
- ドメイン料金の支払い方、時期
ドメインはドメインを取り扱う専門の会社を利用して取得するため、基本的な管理はその会社が行っています。そのドメイン管理会社から発行されているIDやパスワードがあると思いますので、その内容を引継書に明記します。これがあれば、ドメインが消えてしまうなどのトラブルを回避できます。
WEB制作会社など外部の方々にお願いしている場合は、そのWEB制作会社への連絡方法や支払い料金について引き継ぎます。
引継書の作り方③：サーバー管理情報
ドメインだけではホームページは公開できないため、ホームページ表示に必要なファイルをインターネット上にアップする【サーバー】の契約も行っています。
引き継ぎを忘れるとホームページの修正、移転等ができなくなるなど、重大なトラブルに発展します。必ず情報は正確に引継書に残すようにします。
＜サーバー管理のための情報＞
- サーバー管理会社の名前、URL
- ID
- パスワード
- FTPのID、パスワード
- サーバー料金の支払い方、時期
FTPはホームページの表示に必要なファイルをサーバーへ送るときに必要になる情報です。
ドメインもサーバーも、契約のときに契約を結んだ会社から一式のお知らせがあるはずですが、一度パソコンに記憶させてしまうとそのまま使うのが一般的です。
そのため、改めてIDやパスワードと聞かれるとわからない方も多いと思います。その当時の契約書類やメールを印刷するなどして正確に情報を引き継ぐようにしましょう。
支払いもクレジットカードを登録して自動更新にしていても、更新時期にはドメインやサーバーを契約している会社からメールで事前連絡もしくは「決済・更新完了」の事後メールが届いていることが多いです。それらを印刷し、何時頃に支払いをしているのかも引き継ぐようにしましょう。
■WEB制作会社、システム管理会社等に依頼している場合
ドメイン、サーバー情報を、WEB制作やパソコンのシステム管理をお願いしている会社に一括してお願いしている企業もあると思います。
引き継ぎの打ち合わせがあればよいですが無い場合は特に念入りに、これまでの主なやりとりのメールを印刷したりPDFにして残したりして引き継ぐと、これまでのやり取りが目に見え、何かあったときに連絡しやすいです。また、その会社／担当者の連絡先は書類に残しましょう。名刺をコピーして引き継ぐのがオススメです。
「外注しているのに？」と思われるかもしれませんが、依頼先が倒産したり、担当者が急に退職したりという可能性もあります。外注先もそれを懸念していますから、重要なドメインやサーバーのID等の情報は契約時も共有されていることが多いです。できれば自社内でも重要な情報は管理しておきましょう。トラブルが少なくて済みます。
引継書の作り方④：そのほかSNSなど利用サービスのID、パス、URL
ホームページを運営する中で、ホームページだけでなくそれに紐付いたサービスも色々と利用している可能性があります。
それらのIDやパスワード、ログイン用のURLも忘れずに引き継ぐようにしましょう。
＜ホームページ運営に関わる代表的なサービス＞
- Googleアナリティクス（アクセス解析）
- 各種SNS（Twitter、Instagram、Facebook）
- YouTube
- 外部ブログ、メルマガサービス
多くのホームページでこのような外部のサービスが使われているでしょう。
それらのIDやパスワード、ログインURL等があるはずなので、忘れず引き継ぎましょう！
引継書の作り方⑤：更新、修正作業の段取り
定期的な更新作業や、修正が生じたときの対応など、段取りを書面で残しておきましょう。
- 定期的に更新する内容（ニュースを書くタイミング、何をニュースにするか）
- デザインや設計の見直しが迫られた場合の対処法
- ホームページが表示されないなどエラー発生時の対処法
特に引き継ぎしてすぐのタイミングで悩むのが以下の2つです。
◯定期的な更新作業のために、何を準備しておけばよいのか。
◯急な更新やデザイン修正が発生した場合に、何から手を付けるか
ホームページ管理者の頭の中でされていることが多いですが、後任に引き継ぐときは書面で残しておくと親切ですし、スムーズに業務を渡せます。
まとめ
担当者が急に退職や異動をしてしまって困っておられる方も多いでしょう。
「何を聞けばいいのかわからない」ときは、ぜひこの記事を参考にして、前任者に問い合わせてみてください。そしてご自身が引き継ぐタイミングに直面したら、このような情報を後任に渡せるようにご準備ください。
ホームページ管理業務は目に見えない部分が多いですが、企業にとっては要となる重要な業務だと思います。もしサーバー契約が切れてしまったら、高額な制作費用が無駄になることも。しっかりと書面で引き継ぐと安心です。
手前味噌ですが、弊社で運営するホームページ作成サービスの「ページキット」なら、契約時のIDとパスワードの一つだけで、サーバーとドメイン両方が管理できます。無料でサポートも付いていますのでトラブル時も安心です。もしホームページ管理に不安があれば、ぜひこのようなドメインとサーバーが一体となったサービスもご検討ください。
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