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ホームページ作成・管理用エクセルシートの作り方

「ホームページの管理が一元化されておらず、どういう状態なのかわからない」
「ホームページを作ってもらったがどういうページがあるのか管理できておらず、更新作業が届こっている」

皆さま、こんにちは。
ホームページ制作を業者さんに頼んでしまうとなかなか全体像の把握がしづらく、更新や見直し作業が滞っているというお悩みをよくお聞きします。また、最初の担当者が退職してしまうと、ホームページがどうなっているかわからず、更新ができない状態という企業様も多いとうかがいます。

ホームページ管理のポイントは、必要事項をまとめたエクセルシートをつくることです。
ホームページを新規作成時に管理用シートもつくることがベストですが、後からでも十分つくることができます。担当者が退職する際には、このシートを最新の状態まで更新してもらい、それを次の担当者に引き継いでもらうことでホームページ管理業務の引き継ぎが抜け漏れなくできるようになります

○管理シートに掲載する必要項目

書いておくべき項目ですが主なものを挙げると以下のようなリストになります。

  • URL
  • サーバーの管理会社、更新期日、費用
  • サーバーのID、パスワード
  • ドメインの管理会社、更新期日、費用
  • ドメインのID、パスワード
  • ホームページにログインできるURL
  • ホームページ構成図(ページタイトル、URL、内容)

シートを作成するのは、エクセルやGoogleスプレッドシートを活用します。
ホームページ管理用ツールなど専門的なものもありますが、基本的には制作会社が利用して便利な形につくられていて多機能すぎるので、管理用であればエクセル等で十分です。

この管理シートに書いておく項目で特に重要なものと、書いておくことによるメリットを記事内でまとめていきます。

ホームページ管理シート①サーバー情報

ホームページ制作の仕事に携わっているとよく耳にするのが、「更新できない」「誰が管理しているのかわからない」「制作業者と連絡が取れないので状況がわからない」というお話です。

ホームページは必ずどこかのサーバーにファイルが格納されていて、更新やリニューアルではそのファイルを触る必要があります。しかし、サーバーについての情報がないのでホームページの更新ができない、手を付けられないという状況になっておられるのです。

サーバーには費用が発生しますので、基本的にはホームページが動いている(見えている)のであれば誰かがサーバー費用を払っているはずです。そのためどこに払っているかわかれば、そちらへ問い合わせることで何とかログイン情報なども手に入ります。しかしそれもわからない…ということも。電話料金やパソコンのリース代などとまとめてどこかの会社に払っていて別のWEB制作会社も関わっているとか、どこかの潮流にいる担当者が退職してわからなくなっているとか、原因はいろいろです。

そうなってしまうと、せっかくつくったホームページがサーバー代の不払いで削除されてしまったり、適切なタイミングでリニューアルできなかったりと会社にとってデメリットが多数生じます。

ホームページを新規制作したときには、必ず業者さんやホームページ作成サービスからパスワード等のメールが送られてきます。パスワードやIDをシートに記載します。何が重要かわからない場合は、メールをシート内にコピペするだけでもOKです。

ホームページ管理シート②ドメイン情報

「AAA.com」など独自ドメインを利用している場合は、サーバーのほかにドメインの情報も管理対象となります。サーバーにドメインがセットされているケースもありますが、別々に取得し、支払いもバラバラということも。

ドメイン管理会社名や、そのID、パスワード、支払う費用、期日などをシートにまとめておきます。

○管理のコツ

サーバーの管理会社がドメインの代行取得を行ってくれるサービスもあります。できればこういったサービスを活用することで、管理の手間を省きミスを減らせます。

参考:https://www.p-kit.com/main/contents/domain.php

ホームページ管理シート③ページ構成

ホームページはトップページにつながるページ(下層ページとも呼ばれる)が複数あり、全体を構成していることがほとんどです。サイトマップとも呼ばれますが、ホームページ内にどんなページがあるのか?それぞれに何が書かれているのか?シート管理すると”見える化”できて便利です。

担当者間の引き継ぎ作業が楽になるのはもちろん、もっと活用できるページはないか考えたり、リニューアル時の洗い出し作業が楽になったり、メリットはたくさんあります。

  • 各ページのタイトル
  • 各ページの内容
  • 各ページのURL(sitemap.htmlなど)

これらをシートに記載し、全体像がひと目で把握できるようにしておきます。ページが一覧で見られると報告のときや作業確認時など思っている以上に時短できますし、便利です!

ホームページ管理シート④更新のタイミング

ホームページはパンフレットなどの印刷物と異なり、各ページの更新が手軽にできるのがメリットの一つです。ただ、一度つくったページを更新されない企業様も多くいらっしゃいます。「更新できる」ことは大きなメリットですので、定期的に振り返る仕組みにしたいものです。

この更新の仕組みにも、管理シートが役立ちます。
それぞれのページの更新のタイミングをシート内に明記しておき、定期的にチェックすれば忘れずに更新できますし、担当者の引き継ぎがあっても必要な更新をそのまま放置するというミスが発生しづらくなります。

例えば商品ページは決算時、社員紹介ページは4月、実績ページは毎月末など。
決定して明記しておくこと、スケジュールに入れておくこと、複数人が把握しておくことで更新作業はスムーズになります。

ホームページ管理シート⑤シート更新日

こちら抜けがちなのですが、「このシートをいつ作ったのか、最後に触ったのは誰か?」もシート内に書いておくと情報の確認がしやすくなります。

もちろんエクセルもスプレッドも最終更新日が確認できる仕様ですが、変更せず保存しただけでも最終更新日が書き換えられてしまいます。できればシート内に、誰が最終更新をしたか明記しておくことで、どういう状況でシートが管理されているかわかります。複数人が触る可能性があるなら、なおさら書いておくことをオススメします。

管理シートのコツは、”見える化”です。
ホームページという手に取れないものが、今どういう状況にあるのか、目で見えるようにするために管理シートがあります。

改善点や疑問点、引き継ぎ事項などもシート内に記載していくのもよいかもしれないですね。ホームページを商品ごとにつくり、管理しているページが多い企業様など、特に管理シートを活用した引き継ぎがオススメです。

まとめ

ホームページの管理シートというとスケジュールを把握するためのものが多いですが、構成や必要事項のまとめ管理シートも作成してはどうかと日々感じていましたので、提案する気持ちも込めて記事にまとめてみました。

それほど労力もかからないですし、本当にリニューアル時や引き継ぎ時の作業が短くなります。ぜひ今運営中のホームページでもこの管理シートをつくり、活用していただければ幸いです。

ABOUT ME
Groow編集部
編集長 小林永嗣。 株式会社アイデアクリップ代表取締役。 2004年より、初心者の方でも簡単にホームページを作れるサービス「PAGEKit - ページキット」を運営。丁寧なサポートが評判で、累計24,000人以上が利用。
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