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PTAの作業効率化のためにホームページやITでできること(事例、方法)

「PTAの役員のやり取りをインターネットを通して効率化したい」
「紙のお知らせが中心のPTAの連絡についてネットを使った形を模索したい」

皆さま、こんにちは。
PTA活動の是非が議論されるようになりました。かなり前に決められた運用方法のまま令和の時代まで進んでしまっていて、未だに出欠の連絡を紙で行い、それを手で集計しているという学校がほとんどです。メールやLINEのグループがあればまだネット活用が進んでいるといえるほうで、電話番号を個別に聞いて連絡網を作っている学校も珍しくありません。

負担が大きいからPTA活動をやめようという極論を唱える前に、まずは少しでも手間を省く工夫をしたいと思っている役員さんも多いと思います。

最近ではいくつかの学校のPTAでインターネット活用が進み、成功事例も発表されるようになりました。そこで今回の記事では、ホームページやWEBサービスの活用で(つまりIT化)でPTAの作業・手間を減らせた事例や、どういう形にすればホームページで効率化ができるのかということについて、まとめてご紹介できればと思います。

はじめに:PTAのIT活用事例

PTA活動にITの力を取り入れようとしている学校は全国にたくさんあります。
「わたしたちが行ったこと」として事例を発表されてくださっている学校もありますので、いくつかご紹介します。

①江東区小学校PTA

https://npo.cybozu.co.jp/blog/post/109/

小学校PTAへIT導入された経験がレポートにされています。
発表者がサイボウズのkintoneエバンジェリストとの肩書を持つお父様であるため、kintoneを活用された事例です。ツール(アプリ的なイメージ)をつかわれているので、IT化としてよく言われるホームページやブログの運用とは少し違うものになっていますが、貴重な経験談です。

②八王子市小学校PTA連合会-第十小学校

http://8oji-spr.org/torikumi

情報共有、情報発信など項目別に実施したことが書かれています。「PTA定期総会は書面のみ」ということで、非常にIT化が進んでいる学校なのだなと思いました。課題に大してどういった対策をされているか、マインドも含めてわかりやすいレポートが公開されています。

③篠崎第二小学校PTA

https://shinonipta.wixsite.com/shinonipta/blank

ホームページを活用したPTA活動について、PTA会員から寄せられた質問についての回答が掲載されています。率直な質問が寄せられていて、IT化に対する心配する会員の気持ちが表れていると思いますので、ぜひ一度読まれてみてください。

①〜③まで3つの事例をご紹介させていただきました。
共通していることもありますが、ホームページの作り方や使うWEBサービスはそれぞれに違います。IT化の目的はまず目の前の作業がラクにすること。一つでもスムーズになればいいので、皆さんの学校に合った選択をして行ってください。

では、ここからはホームページを活用して作業を減らす、効率化を目指す方法について、4つご紹介していきます。

PTA効率化①:プリントをネット上で共有してペーパーレス化

まず効率化のために手を付けたいのは紙の書類の配布です。
コストもかかりますし環境にもいいことではないので、できればペーパーレス化したいものです。これはすごく導入が簡単です。

まず紙の書類は学校でスキャンしてもらいPDFファイルにして、インターネットにアップロードします。ホームページの中にアップロードしてそのページのURLを共有するか、Googleドライブなどのウェブサービスにアップロードして共有するか、2つの選択肢があります。

https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/using-drive/

会議に必要な書類はホームページに載せると決めて、総会などでお知らせしておけば、会議の前日や当日にパソコンやスマホからアクセスして各自書類を見てくれるでしょう。紙にしたい場合はそれぞれで印刷してもらうこととします。そのほか、当番表や年間スケジュールプリントなどもファイルにしてインターネット経由でいつでも見られると助かりますね。

PTA会員だけにそのページを見せたい場合は、そのページにパスワードをかけたり会員だけがログインできる仕組みにしたりして空間を閉鎖させると安心です。(ホームページ作成サービスPAGEKitでは会員認証機能でパスワードをかけることが可能です。>>詳しくはこちら

PTA効率化②:スケジュールをネットカレンダーで共有する

これはビジネスの現場ではよく使われているのですが、インターネット上のカレンダーに行事予定等を書き込み、それをグループで閲覧します。「◯◯っていつでしたっけ」との質問に答える手間がなくなります。

Googleカレンダーは無料でつかえるネットのカレンダーです。ホームページに埋め込んで置くとネットに据え置き型のカレンダーとして活用できます。みたいときにそのページに行くだけ!紙をずっと持ち歩かなくてよく、便利です。

カレンダーを”公開”の形でつくると、ホームページがなくてもそのカレンダーのURLを共有したメンバーだけ(カレンダーのURLを知っている人だけ)がみられるネットカレンダーになります。

https://transformationgallery.withgoogle.com/card/4834604401819648?products=calendar&lang=ja

年間カレンダーを印刷したあとから決まった行事や雨で変動したスケジュールなどにもネットなら簡単に対応できます。スマホで見られるので本当に便利です、学校の行事予定が全てネットカレンダーで公開される日が来るといいですね!

PTA効率化③:ネットのフォームで出欠を取る

まだまだ紙のプリントに出欠の◯を付けて提出し、先生が回収してPTA役員に渡し、それを学校に受け取りに行って手作業で集計…という形も多いようです。それはアナログではありますが確実ですし、電子機器が苦手だったり持っていなかったりするママさん、パパさんも平等なのでよいことだと思います。

ただ、生徒数も減ってきてPTA本部役員も人数が少なく作業負担が増えてきて大変…であれば、出欠をネットサービスで取ってしまうとすごく作業が少なくなってスムーズです。

  • LINEスケジュール
  • Googleフォーム
  • 調整さん

この3つの無料ツールが便利です。

LINEスケジュール

LINEに付属している機能なので、LINEグループ上で出欠確認ができます。
出欠を取りたい人たちがLINEグループですでに集まっているなら、この方法がいちばん便利ですね。

https://schedule.line.me/

Googleフォーム

Googleの無料サービスです。イベントの出欠確認を取ったり、参加申込書をネット上に置いておいたり、項目が自由自在なので、色々と細かい確認事項があるなら便利です。

https://docs.google.com/forms/u/0/

調整さん

出欠管理のウェブサービスでは老舗といえるところです。見た目がわかりやすいですし、出欠を登録してもらった後の集計ページもすごくデザインがいいので見やすいです。ログインせずにURLを共有するだけで誰でも答えるのが可能です。

https://chouseisan.com/

どれも無料で使いやすいものばかりなので、直感的に良さそうだと思ったものをまずは少人数で導入して使い勝手を試し、少しずつ利用を広めていくのはいかがでしょうか。

PTA効率化④:ノートのオンライン保存でスムーズな引き継ぎ

PTAでいちばん問題になるのが、引き継ぎです。
プリントをファイリングしたり、ノートを書いたりと記録には残していきますが、それを資料として引き継ぐと年々ファイルが分厚くなり、ノートの冊数が増えていきます。そしてもしそれらを災害などを含めた突発的な出来事で紛失してしまった場合、再現できなくなります。

そこで、ノートをインターネット上で取ったり、紙のノートに書いたとしてもスキャンしてデータ化しておくなど、引き継ぎが円滑に確実にできるような工夫をしておくと安心です。

ホームページの中に保管用フォルダをつくり、スキャンしたデータをアップロードしておきます。それをバックアップとし、USBメモリ等で手元保管するものと二重保管体制にしておくとより確実です。

まとめ

最初に事例でご紹介したとおり、PTAでITの力をどう使うかというのはさまざまで、どれも間違いではありません。まだメールやLINEグループの活用もできていないというところもあると思います。少しずつできそうなところから、少人数の単位で進めるとスムーズに行く可能性が高くなります。それで慣れてきたら、広げていきましょう。

大人数で一気に共有するなら、細々とサービスを分けずに済むホームページが便利です。一つの決まったアドレスがあるわけですからPTA会員さんが多くても共有しやすく、定期的に見ていただきやすい形です。また、インターネットにつながるスマホはかなり普及しましたし、検索ならできるという方も多いので、学校名で検索すれば出てくるホームページは多くの人にわかりやすいものです。窓口として使うと便利なので簡単なものでいいのでホームページをつくって活用することをオススメします!

ABOUT ME
Groow編集部
編集長 小林永嗣。 株式会社アイデアクリップ代表取締役。 2004年より、初心者の方でも簡単にホームページを作れるサービス「PAGEKit - ページキット」を運営。丁寧なサポートが評判で、累計20,000人以上が利用。
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