「新商品を取材してもらうため資料を記者さんに送りたいがどのようにして書いて送ればいいのか」
「プレスリリースを送りたいので、報道機関の宛先を知りたい」
皆さま、こんにちは。
取材を受けて新聞やテレビに情報が出ることは、売上や業績アップにつながる事も多く、経営的に非常にメリットがあります。このような相談を受けることも多くなりました。
そんな「取材を受けたい」「新聞に取り上げてもらいたい」と思われている皆様に向けて、取材を受けたいときにマスコミ、その関係各社様宛に送る資料づくりについて解説していきたいと思います。
このプレスリリースという言葉ですが、イベントや自社商品を報道関係者に向けてアピールするためにつくる資料のことを指しています。プレス（＝press）は新聞記者さんやジャーナリストさんなど報道に関わる人のことを指す名詞で、リリース（＝release）は放すという意味です。それを合わせた「プレスリリース」という言葉は、報道関係者に向けて渡す資料を指します。
プレスリリースの例は以下のサイトにたくさん出ています。
読んでいると、毎日こんなにたくさんの商品が発売され、イベントが行われているんだなぁと驚くほどの量です。
▽PR TIMES
https://prtimes.jp/
それだけたくさんのプレスリリースが毎日報道関係者に向けて送られています。そしてそのプレスリリースは選ばれた企業や人だけが書いているのではなく、誰でも書いて、送って大丈夫なものなのです。取材を受けたい、情報を知ってもらいたいとの思いがあれば、誰でもプレスリリースを書いて報道各社に送ることができます。
そこで今回は、そのプレスリリースの書き方と送り方について、お伝えできればと思います。
記事のタイトルに“無料で送る”と書いたのは、プレスリリース配信業者さんを通して、お金を払ってプレスリリースを各社に送ってもらう方法もあるからです。有料でも構わないという方は、書き方やコツについても業者さんが教えてくれますので、まずは連絡して相談してみてください。
そのような業者さんを頼りにするパターンとは逆に、自分たちの手で送ることも可能です。最初は無料でやってみたい、まずは自社内で対応をしてプレスリリースの作成と送付を行いたいという方は以下の項目を読んで、自社内やご自身で着手できそうなところから1つずつ実践してみてください！
※もちろんプレスリリース以外にも取材してもらう経路はいくつもあります。その可能性をアップさせるためにホームページに書いておいたほうが良いことは別記事「テレビや雑誌の取材を受けたい時にホームページに書いておくこと」にまとめてありますので、ぜひこちらの記事内容もご活用ください。
プレスリリースの書き方①：基本の構成と書くべき項目
基本の構成は以下の通りです。順番もだいたいこの順で書いていることが多いです。
- 日付
- タイトル
- サブタイトルorキャッチコピー
- 概要
- 写真
- 本文（お知らせしたいこと）
- 背景
- 問い合わせ先
プレスリリースは伝えたい情報が伝われば良いので、それほど形に拘る必要はありませんが、だいたいこのような内容を網羅しておくと、抜けなく報道機関に必要な情報を伝えることができます。
写真がないときはカットしたり、イベントやセミナーのときは登壇者のプロフィールを追加したり。いくつか似たような内容のプレスリリースの例を確認しながら、書いてみてください。
以下のサイトでたくさんのプレスリリースを読むことができます。
▽PR TIMES
https://prtimes.jp/
■背景も必ず書いてください
例えば商品であればなぜ開発したのか、イベントであればなぜ開催を決めたのか、セミナーであれば登壇者の決定についてなど、それぞれにバックグラウンドはあるはずです。それはストーリー性につながり、本文を印象づけてくれます。
■問い合わせ先はできるだけ担当者の携帯電話番号を
報道機関はかなりタイトなスケジュールで取材をしています。メールの返事を待っていられないほど急いでいる場合もありますので、できれば連絡先は代表番号やメールではなく、担当者の携帯電話番号や直接届くメールアドレスを書いておきたいところです。
プレスリリースの書き方②：目立つタイトルの書き方＜ニュース性＞
だいたい中身ができてきたら、最後にもう一度練り直したいのがタイトルです。
報道機関には毎日膨大な量のプレスリリースが届きます。その中から選んでもらい、目を通してもらうためにはタイトルが記者さんに刺さるものであることが大切です。
ただ、そのタイトルが目立つものであればいいかというとそうではありません。記者さんがもともと興味があることであれば自然と目に止めてもらえますし、「これは取材すべきなのでは」と興味や義務感がそそられれば選んでもらえます。
私たちがプレスリリースを書くときに、より”高確率で目に止めてもらうために”できることは、ニュース性を出したタイトルにすることです。
■ニュース性とは？
ニュースの定義については、NIEのサイトに以下のように書かれています。
- 新しさ
- 人間性
- 社会性
- 地域性
- 記録性
- 国際性
引用：ニュースとはなにか
https://nie.jp/newspaper/news/
報道すべきかどうかというのは、実は＜ニュース性＞で選ばれています。
今その情報を流すことで読む人、見る人の生活に役立ててもらえるかどうかを記者も毎記事考えています。
そのため、
「創業50年の記念に地元ブランド豚のハムを開発、販売開始」
よりは、
「生産危機を迎えている地元ブランド豚の存続を、ハムの販売で応援」
といったタイトルが良いということになります。
“自分たちが利益を得るために取材してください”ではなく、”伝えてもらえば助かる人、ことがあります”と記者が理解できる形のタイトルにするのがベストです。
プレスリリースの書き方③：取材の確率を上げる書き方＜トレンド＞
もう一歩、取材の確率を上げるためには、今の流行り＝トレンドに合わせた情報を出すことです。
- 東京オリンピック2020
- キャッシュレス
- AI
など、もし絡められる内容があれば、タイトル、概要、背景などの文章の中に盛り込みます。「今注目度が高いジャンルだから取材して伝えなければ」と記者さんに思ってもらえれば取材の確率がグッと上がります。
トレンドに合わせて商品を開発するわけではないのはよくわかるのですが、ちょっと強引でもいいので何か掛け合わせられるものがないか、一度考えてみてください！
プレスリリースの送り方①：送りたい報道各社の公式連絡先をリストアップ
さて、プレスリリースが出来上がったら、各社に送る準備です。
PR会社に依頼すると取材の確率が上がるのは、報道機関の窓口以外に記者さんや雑誌編集者さん、テレビのプロデューサーさんなど個人の連絡先もたくさん知っていて、直接送ることができるからです。
そのようなコネクションや依頼する予算がなくても、各報道期間へプレスリリースを送ることはできます。
もちろん記者さんの連絡先を一気に入手するのはほぼ不可能ですので、報道機関の公式窓口を調べてリストアップし、メールやFAX、郵送で送ります。
■報道機関の公式窓口の調べ方
Googleなど検索エンジンで、「◯◯新聞 プレスリリース」などで検索します。
公式に受け入れ先を書いてくれているページが見つかりますので、そのとおりに送ります。
例えば朝日新聞の場合であれば、【こちら調査報道班】というページがあり、内容ごとの送り先を公開してくれています。
手作業にはなりますが、調べてリストアップしていけば、次からはそのリストで一気に送ることができます。いくつか送る方法があれば【郵送】がオススメです。メールは手軽なため送られる量もすごいので、タイミングによってはほとんど見られていないことも。【郵送】であれば封筒は開けてもらえるはず。目に触れるチャンスが上がります。
メールアドレスや電話番号、住所を集めるリストづくりは少し大変ですが、PR会社やプレスリリース配信サービスなど有料のものと違い、予算がなくても送れますので、まずはこのようにリストをつくるところ初めてみるのはいかがでしょうか。
プレスリリースの送り方②：取材の確率を上げる送り方＜持参する＞
リストさえつくれば無料でメールやFAXで送れるプレスリリースですが、「もうちょっと取材の確率を上げたい」「連絡先をリストアップするのは大変」という場合は、それぞれの会社に直接持参するという方法があります。
持参するために交通費と時間はかかってしまいますが、会社によっては直接担当記者やスタッフが窓口まで来て話を聞いてくださることも。そうすればその場である程度取材が完結するので、報道される確率は上がります。
特に地域のメディア（地方紙やフリーペーパーなど）は持参すると確率がかなり上がりますので、ぜひ直接足を運んでみてください。
「今度イベントをすることになりまして、資料をお持ちしました」といえば、丁寧に預かってもらえるはずです。
まとめ
プレスリリースをまとめ上げ、送るところまでの作業量は実はかなり多く、慣れていないと大変な部分もありますが、これで新聞報道やテレビ取材につながるかもしれないので、経営戦略の一つとしてぜひプレスリリースの配信は行っていただきたいと思います。
そしてプレスリリースにはホームページへのリンクも記載しておき、詳細な情報はホームページで確認してもらう誘導もよいでしょう。
どうしてもホームページ作りが難しいという場合はページキットにおまかせください。
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